Cenas de empresa y grupos en Navidad: cómo montar la campaña desde octubre y no perder ninguna

Diciembre es el mes que salva el año en muchos restaurantes, y las cenas de empresa son el motivo. También es el mes con más reservas caídas, más grupos que llegan con la mitad de gente y más sábados en los que la sala parece un tetris mal hecho. La diferencia entre un diciembre que factura y uno que agota está casi siempre en lo que hiciste en octubre.

Esto es lo que funciona en los locales que llevan bien la campaña. Nada de esto requiere más personal: requiere decidir antes.

Octubre: la campaña empieza ahora, no en diciembre

Quien organiza la cena de empresa (normalmente alguien de administración o recursos humanos al que le ha caído el marrón) empieza a mirar sitios en octubre, pide dos o tres propuestas y cierra en noviembre. Si tu local no tiene la información lista en octubre, esa persona cierra con otro.

• Fechas: decide qué días aceptas grupos y cuántos por servicio. Los viernes y sábados del 5 al 20 de diciembre se llenan primero; los jueves son la segunda ola y tienen menos competencia.
• Capacidad real: cuántas personas puedes sentar en mesa corrida y cuántas en mesas separadas. Es lo primero que te van a preguntar.
• Menús cerrados: tres o cuatro opciones con precio por persona, bebida incluida o no, y una alternativa vegetariana y sin gluten por menú. Más opciones solo generan dudas.
• Condiciones: señal, plazo de confirmación de comensales, política de cancelación. Por escrito y visibles. Lo que no está escrito en octubre se discute en diciembre.

Publica los menús donde la gente los busca

El PDF por correo funciona, pero llega tarde. Lo que convierte es que quien organiza encuentre los menús de Navidad sin tener que pedirlos:

• En la carta digital, como una categoría propia "Menús de grupo Navidad 2026" con fotos. El mismo enlace sirve para la web, Instagram y WhatsApp.
• En Google Business Profile, como publicación y, si cabe, como producto. Buena parte de las búsquedas son "cena de empresa en [barrio]" y ahí se decide mucho. En la guía de Google Business explicamos cómo.
• En el enlace de la bio de Instagram, como primer botón hasta el 15 de diciembre.

Y una regla: alérgenos en todos los menús cerrados. En un grupo de 20 siempre hay alguno, y preguntarlo el mismo día en cocina es cómo se montan los problemas.

Señal y confirmación: lo que separa una reserva de una intención

Un grupo de 25 sin señal es una intención. El organizador la hace en octubre con los datos de una encuesta interna, luego la mitad se descuelga, y el 18 de diciembre llegan 14. Tú has rechazado otras mesas por ese hueco. La solución es sencilla y nadie seria la discute:

• Señal por persona (10-15 € es habitual) que se descuenta de la cuenta final. Si quieres facilitarlo, acepta Bizum o transferencia y anota la referencia en la reserva.
• Número definitivo de comensales 72 horas antes. A partir de ahí se factura el número confirmado, vengan o no. Esto se avisa por escrito al reservar.
• Un interlocutor por grupo, con nombre y teléfono en la ficha de la reserva. Cuando algo cambie, hablas con uno, no con veinte.
• Recordatorio automático una semana antes y la víspera. Reduce los no-shows y te da margen si el grupo se cae.

En GoNow todo esto cabe en la ficha: observaciones, señal recibida, menú elegido, alérgenos y el histórico del cliente. Si el año pasado la misma empresa reservó para 30 y vinieron 19, lo verás antes de confirmar.

Organizar la sala: turnos, zonas y el mapa de mesas

El error más caro de diciembre no es rechazar un grupo: es aceptar dos grandes a la misma hora en la misma zona y tener la cocina colapsada mientras las mesas de dos esperan 40 minutos por el primer plato. Para evitarlo:

• Turnos de grupo distintos del turno normal. Por ejemplo, grupos a las 20:30 y mesas pequeñas a las 21:30, o al revés. Que no entren todos los primeros platos al mismo tiempo.
• Zona de grupos definida en el mapa de mesas. Las mesas largas no deberían cortar el paso del servicio ni rodear una mesa de dos.
• Bloquea el aforo de grupos por servicio en el sistema para que el formulario de la web no acepte un tercer grupo cuando ya tienes dos.
• Menú cerrado = cocina en serie. Si los grupos van con menú cerrado, cocina puede adelantar y el tiempo de servicio baja. Es la razón principal para no aceptar carta libre en grupos de más de 10.

Si gestionas días y horarios especiales en reservas, diciembre es el mes en que más los vas a usar: aperturas extra, servicios con horario distinto y cierres del 24 y el 31.

El día después: convierte comensales en clientes

En una cena de empresa hay 25 personas que trabajan a diez minutos de tu puerta y que, en su mayoría, no te conocían. Es la mejor campaña de captación del año y casi nadie la aprovecha. Tres cosas que sí funcionan:

• Tarjeta de fidelización en el móvil. Un QR en la mesa o en la cuenta con "Vuelve en enero y te invitamos al café". Se añade a Apple o Google Wallet en diez segundos y en enero, que es el peor mes, te acuerdas de ellos. Así funciona el programa de fidelización.
• Pide la reseña al organizador, no al grupo. Es quien ha hablado contigo, está agradecido si ha salido bien y una reseña suya vale por diez. En cómo conseguir más reseñas contamos la forma de pedirla sin resultar pesado.
• Guarda el contacto de la empresa en la ficha de cliente con una nota: fecha, personas, menú y qué tal fue. En septiembre del año que viene, un mensaje a esa lista llena la mitad del calendario antes de abrirlo al público.

Calendario resumido

• Primera quincena de octubre: fechas, aforo, menús, condiciones. Todo publicado.
• Segunda quincena de octubre: mensaje a las empresas que vinieron el año pasado. Son las que primero cierran.
• Noviembre: confirmaciones con señal, cuadrar sala por turnos, reforzar plantilla y turnos.
• Diciembre: confirmación de comensales 72 h antes de cada grupo, recordatorios automáticos, fidelización en la mesa.
• Enero: promoción de vuelta a los comensales captados y nota en cada ficha de empresa para el año que viene.

Si quieres ver cómo queda una ficha de grupo con señal, menú y alérgenos en el mismo sitio, puedes abrir una prueba de 14 días y montar la campaña de este año desde el panel.